الإدارة Management، يمكن تعريفها على إحدى العلوم التي يتم الاعتماد عليها من قبل مختلف المنظمات والمؤسسات بشكل رئيسي من أجل الوصول إلى أهدافها وتحقيقها، نظراً إلى أن علم الإدارة يساعد على تحسين استثمار الموارد المالية والبشرية، مما يساهم في رفع مستوى الإنتاج، وانطلاقاً من هذا المفهوم تظهر الوظائف الإدارية التي يتم من خلالها تحقيق رسالة الشركة أو المنشأة، والتي تعرف بأنها عبارة عن مجموعة من المهام المتصلة ببعضها البعض والمتوالية في الحدوث، وتتمثل الوظائف الإدارية بشكل أساسي بكل من عملية التخطيط، والتوظيف، والتوجيه، والإدارة، والجدير بالذكر أنها من مجالات العمل التي يتتبع توفر شواغرها نسبة كبيرة من الأشخاص من أجل الحصول على وظائف وتعيينات جديدة القطاع الخاص العراقي.
مواصفات الإداري الناجح
يوجد مجموعة من الصفات التي يجب أن يتمتع بها الإداري الناجح أو بعدد منها، ونذكر منها ما يلي:
الرغبة في العمل والحيوية.
امتلاك روح المبادرة والحماس.
التمتع بالنشاط والطاقة.
امتلاك مستوى جيد من الثقة بالنفس.
الحرص على اتخاذ القرارات بتأني وعدم الاستعجال.
القدرة على تحمل المسؤولية.
التمتع بحس العدالة والمساواة.
القدرة على إبداء الاهتمام بزملاء العمل والمرؤوسين.
التمكن من استخدام استراتيجية التفويض في العمل.
القدرة على التواصل الفعال مع الآخرين.
القدرة على التخطيط السليم، وتحليل المشاكل، وإيجاد الحلول.
وظيفة السكرتارية
السكرتارية هي من الوظائف الإدارية التي تعمل على مساعدة جميع الأقسام الإدارية والمدراء داخل المؤسسات أو الشركات أو المنشآت، وذلك عبر تزويدهم بكافة المعلومات ذات الصلة بشتى المجالات المكتبية والفنية بهدف إنجاز المهام والأعمال الروتينية، والتي من شأنها أن تقلل من ضغط العمل على المدراء، الأمر الذي يساعد في إنهاء المهام المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة وخلال الوقت المحدد، كما يمكن أن يتم تعريف السكرتير/السكرتيرة بأنه الفرد المسؤول عن أداء جميع الأعمال التقليدية عن المدير ومساعدته، مثل: تنظيم جدول المواعيد، وحفظ المعلومات.
صفات ومهارات السكرتيرة الناجحة
يوجد بعض الخصائص التي يجب أن تتحلى بها السكرتيرة الناجحة أو ببعض منها على الأقل، ونذكر منها ما يلي:
القدرة على التواصل مع الآخرين بلباقة، والتحدث بطلاقة.
القدرة على الإنصات جيداً لجميع المهام الموكلة.
الأمانة والصدق في الحفاظ على أسرار جهة العمل.
امتلاك القدرة على التركيز، وذاكرة قوية.
الذكاء والقدرة على التعامل مع المواقف جيداً على اختلافها.
القدرة على تحمل ضغط العمل.
الدقة بالمواعيد والانضباط.
القدرة على استخدام مختلف الطرق الحديثة والتقليدية في التواصل مع الأشخاص.
القدرة على الترتيب والتنظيم.
عدم الخجل عند الاتصال بالآخرين.
امتلاك مظهر خارجي أنيق.
مؤهلات السكرتيرة
يوجد بعض الصفات العلمية التي لابد من أن تمتلكها السكرتيرة للعمل في المجال والنجاح به، ونذكر منها ما يلي:
امتلاك مؤهل علمي ذو صلة بالمجال يسمح بأداء مختلف المهام.
إجادة لغة أجنبية أو أكثر إلى جانب العربية، ومن أهمها اللغة الإنجليزية.
امتلاك مهارة استخدام أجهزة الكمبيوتر ومختلف البرامج عليه، مثل: مايكروسوفت أوفيس.
امتلاك القدرة على كتابة وصياغة التقارير الإدارية.
القدرة على استخدام الأجهزة التي تتعلق بالمجال، مثل: آلة التصوير، وآلة الطباعة.
أبرز مهام السكرتيرة
تقوم السكرتيرة بالكثير من المهام، ونشير فيما يلي إلى عدد منها:
تنظيم المواعيد والاجتماعات، وتحديدها وتبديلها، سواء كانت داخل أو خارج جهة العمل.
تلقي المكالمات الهاتفية.
ترتيب المراسلات الواردة والصادرة.
تنفيذ كافة المهام التي يتم إسنادها إليها من قبل الإدارة.
استقبال الزوار.
فتح البريد الوارد والصادر.
استلام البريد اليومي وتصنيفه، والاحتفاظ بنسخة منه للرجوع إليها عند اللزوم.
1
متصل
متصل
1
1
متصل
1
1
1
متصل
1
2
متصل
متصل
1
متصل
1
متصل
9
متصل
11
متصل
1
متصل
11
